施術中に電話へ出られない治療院へ：予約の取りこぼしをLINE自動応答で減らす設定手順

施術中は、どうしても電話に出られません。施術の手を止めて電話に出るわけにもいかず、かといって鳴り続ける電話を放っておくのも気が引ける——治療院・整体院・接骨院を一人〜少人数で運営していると、この「出られなかった一本」が日常的に発生します。

問題は、その一本がそのまま予約の取りこぼしになりやすいことです。初めて電話してきた人は、出なければ次の院にかけ直すだけ。折り返しても出てもらえないことも多い。1日1〜2本でも、月にすれば相当数の機会が静かに消えていきます。

この記事では、その取りこぼしを仕組みで減らすための、LINE公式アカウントを使った自動応答の設定手順を、ご自身で設定できる形でまとめます。特別なツールやコードは要りません。

先に正直なところ

この設定は「集客」や「売上アップ」を保証するものではありません。新規のお客さんを増やす施策ではなく、すでに問い合わせてくれた人を取りこぼさないための守りの設定です。効果は院の状況によります。とはいえ、設定コストはほぼゼロ（LINE公式アカウントは無料枠で始められます）なので、やって損になる類のものではありません。

全体像：電話に出られない時間を「受け皿」でカバーする

考え方はシンプルです。

電話に出られない → 留守番電話やSMSで「LINEで受け付けています」と案内する
LINEに来た問い合わせ → 自動応答が一次対応する（営業時間・予約方法・料金など）
施術が終わってから、必要なものだけ人が返信する

電話という「今すぐ出ないと消える」チャネルを、LINEという「あとから返せる」チャネルに逃がす。これが取りこぼし対策の芯です。

手順1：LINE公式アカウントを開設する

スマホかPCで「LINE公式アカウント」を開設します（無料）。院名で登録し、プロフィールに営業時間・住所・電話番号を入れておきます。友だち追加用のQRコードが発行されるので、これを受付・名刺・Googleビジネスプロフィールに貼っておきます。

手順2：応答モードを「Bot（自動応答）」中心にする

設定の「応答設定」で、応答モードを調整します。営業時間外や施術中は自動応答メッセージが返るようにし、手が空いた時間だけ手動で返す運用が現実的です。

手順3：状況別の応答テンプレを4つ用意する

ここが本体です。最低限、次の4状況のメッセージを用意します。

営業中（手が空いている）：「メッセージありがとうございます。順番に確認してご連絡します。お急ぎの場合はお電話ください。」
施術中：「ただいま施術中のため、お返事が遅れます。ご予約・ご相談はこのままメッセージでお送りください。確認次第ご返信します。」
休診・営業時間外：「本日の受付は終了しました。〇時以降に順次ご返信します。ご予約はこのままメッセージでどうぞ。」
予約受付：「ご予約は『お名前・希望日時・症状』をこのメッセージで送っていただければ仮で押さえます。」

ポイントは、どの状況でも**「このままメッセージを送ってください」と次の行動を一つに絞る**こと。選択肢が多いと人は迷って離脱します。

手順4：キーワード応答で「よくある質問」を自動化する

「予約」「料金」「アクセス」「駐車場」など、頻出キーワードに自動返信を設定します。たとえば「料金」と送られたら料金表を、「アクセス」なら地図リンクを自動で返す。これだけで、施術中に来る問い合わせの体感半分くらいは人が触らずに片付きます（あくまで体感で、院によります）。

手順5：電話に出られない時の「導線」を作る

LINEを用意しても、お客さんは電話してきます。そこで、

留守番電話のメッセージに「LINEでも受け付けています。QRは〇〇に」と一言入れる
可能なら、電話に出られなかった番号へSMSで「LINEで受付中です」とリンクを送る（手動でも可）

電話 → 出られない → LINEへ、という橋を一本かけておく。これがあるかないかで、取りこぼし率はだいぶ変わります。

手順6：予約リマインドで無断キャンセルを減らす

LINEで予約を受けたら、前日か当日朝に「明日〇時にご予約をいただいています。ご都合悪い場合はこのメッセージで教えてください」とリマインドを送ります。無断キャンセルは、悪意というより「うっかり」が大半。一声かけるだけで体感かなり減ります。

設定が面倒なら

ここまでの手順は、テンプレートが手元にあれば30分ほどで終わります。逆に、ゼロから応答文を考えたり分岐を組んだりするのは、施術の合間だと正直しんどい作業です。

野鍛冶では、この「営業/施術中/休診/予約の応答テンプレ＋電話→LINEの導線図＋自院情報を埋めるだけの記入シート」を一式にまとめた設定キットを準備しています（買い切り）。中身と価格は盛らずに、近日中にこの場で案内します。

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施術中に取りこぼしていた一本を、仕組みで拾う。大がかりなシステムは要りません。LINEの無料枠と、状況別のテンプレ。まずはそこから始めてみてください。